4 گام آماده سازی سامانه

جهت راه اندازی سامانه پس از ثبت نام میبایست تاریخی را جهت شروع دوره مالی استفاده از سامانه انتخاب نمود. در تاریخ مورد نظر می بایست بدهی واحدها ، موجودی صندوق و حساب یا حسابهای بانکی مشخص گردیده و در سامانه به عنوان اطلاعات اولیه ثبت گردد. توجه فرمایید که کلیه اطلاعات پس از این تاریخ می بایست بصورت کامل ثبت تا وضعیت مالی در هر لحظه بروز باشد. مراحل راه اندازی سامانه پس از انتخاب تاریخ و و مشخص شدن موجودی حساب ها و بدهی واحدها به شرح ذیل می باشد.

جهت مشاهده هر گام میتوان از طریق دکمه مشاهده ویدئو ، ویدئو آموزشی مربوطه را مشاهده نمود.

گام 1 – ثبت مشخصات واحد ها

در ابتدای راه اندازی سامانه می بایست مشخصات واحدها به همراه مشخصات ساکن و مالک آنها در سامانه معرفی و ثبت گردد زیرا این اطلاعات پایه و اساس امورمالی بوده و بدون ثبت این اطلاعات امکان استفاده از سامانه جهت مدیریت مجتمع میسر نمی باشد.

جهت ثبت اطلاعات واحدها از دو روش به شرح ذیل میتوان اقدام نمود :

ثبت از طریق فایل : در صورتیکه تعداد واحدهای مجتمع زیاد بوده و ورود اطلاعات آنها بصورت تک تک مشکل باشد بهترین روش استفاده ثبت از طریق فایل می باشد که در این روش می بایست فایل اکسلی با ستون های به شرح ذیل آماده و آن فایل را در سامانه وارد نمود.

نام بلوک- نام واحد – متراژ – نام ساکن – نام خانوادگی ساکن –شماره تلفن همراه ساکن – تاریخ شروع سکونت ( مثال 05/10/1394 )– تعداد نفرات - نام مالک – نام خانوادگی مالک – شماره تلفن همراه مالک – تاریخ شروع مالکیت ( مثال 10/04/1394 )

نکات مهم در مورد تهیه فایل :

· عناوین قرمز رنگ می بایست حتما وارد شده باشند.

· منظور از ساکن فردی می باشد که در واحد سکونت دارد این فرد می تواند خود مالک و یا مستاجر باشد درصورتیکه مالک در واحد ساکن می باشد نام و نام خانوادگی و تلفن همراه وارد شده در ستون مشخصات مالک را بصورت یکسان در این قسمت نیز وارد نمایید و در صورتیکه مستاجر در واحد ساکن می باشد مشخصات مستاجر را در ستون های مشخصات ساکن وارد نمایید.

· جهت استفاده از سیستم پیامک تلفن همراه را وارد نمایید.

· در قسمت شماره تلفن همراه فقط یک شماره تلفن همراه بدون خط تیره و ... وارد نمایید ( مثال 09126992427 )

· تاریخ سکونت و مالکیت را حتما با فرمت صحیح وارد نمایید. ( 10 کاراکتر بصورت روز / ماه / سال – مثال 10/09/1393)

پس از تهیه فایل از دو روش فرم مربوط به ورود اطلاعات را می توان باز نمود :

· دکمه ورود اطلاعات گام اول داشبورد

· منوی مدیریت مجتمع > مشخصات واحدها > انتقال با فایل

در قسمت مشخص شده فایل را انتخاب می نماییم. پس از انتخاب در صورت صحیح بودن پیش نمایشی از اطلاعات فایل تهیه شده نمایش داده می گردد. در صورتیکه اطلاعات مورد تایید می باشد با استفاده از دکمه ثبت اطلاعات را ذخیره نمایید و در صورتیکه مشکلی مشاهده شد فایل را اصلاح و مجدد مرحله انتخاب را انجام نمایید.

شایان ذکر است امکان حذف کل اطلاعات وجود نخواهد داشت پس در ورود اطلاعات دقت لازم را بفرمایید.

ثبت تکی : در صورتیکه تعداد واحدهای مجتمع کم باشد میتوان از طریق منوی مدیریت مجتمع > واحدها > جدید ، نسبت به ثبت مشخصات واحدها اقدام نمود.

در فرم نمایش داده شده با پس از تکمیل فیلدهای نمایش داده شده با استفاده از کلید ثبت اطلاعات را ذخیره می نماییم.

فیلد های اطلاعاتی این قسمت عبارتند از :

نام واحد : مشخص کننده نام واحد می باشد که می بایست بصورت یکتا درکل مجتمع تعریف گردد. از این کد جهت ثبت اطلاعات و انتخاب واحدها استفاده می گردد که در حقیقت کد شناسایی واحد می باشد.

طبقه : مشخص کننده طبقه ایی می باشد که واحد در آن قرار گرفته است. جهت واحدهای همکف از عدد صفر و برای واحدهای زیر زمین از منفی به همراه شماره طبقه استفاده شود.

مساحت : مشخص کننده زیربنا بوده و مبنای محاسبات و تقسیم هزینه ها بر اساس متراژ می باشد.

نوع واحد : مشخص کننده کاربری و نوع واحد می باشد.

مالک : مشخص کننده مالک واحد می باشد. در صورتیکه فرد مورد نظر در لیست افراد قرار ندارد می توان با استفاده از دکمه + نسبت به ثبت اطلاعات ایشان اقدام نمود.

ساکن : مشخص کننده ساکن یا مستاجر واحد می باشد. در صورتیکه فرد مورد نظر در لیست افراد قرار ندارد می توان با استفاده از دکمه + نسبت به ثبت اطلاعات ایشان اقدام نمود. در صورتیکه واحد خالی می باشد فردی انتخاب نگردد.

تاریخ شروع مالکیت : مشخص کننده تاریخ شروع مالکیت مالک می باشد. در صورتیکه تاریخ دقیقی از زمان مالکیت فرد در ابتدای راه اندازی سامانه وجود ندارد این فیلد را با مقدار تاریخ شروع دوره مالی ( تاریخ انتخابی ) پر نمایید.

تاریخ شروع سکونت : مشخص کننده تاریخ شروع سکونت ساکن یا مالک می باشد. در صورتیکه تاریخ دقیقی از زمان سکونت فرد در ابتدای راه اندازی سامانه وجود ندارد این فیلد را با مقدار تاریخ شروع دوره مالی ( تاریخ انتخابی ) پر نمایید. در صورتیکه واحد خالی می باشد تاریخ پرنگردد.

ضریب شارژ : درصد مشارکت واحد در هزینه هایی است که به تعداد واحدها تقسیم می گردد. در برخی از مجتمع ها ممکن است یک یا چند واحد قرار داشته باشد که نصف یا درصدی از شارژ را نسبت به سایر واحدها پرداخت مینمایند که جهت مشخص نمودن سهم آنها از این فیلد استفاده می گردد.

تعداد نفرات : مشخص کننده تعداد نفراتی می باشد که در واحد سکونت دارند. از این فیلد در تقسیم هزینه ها بر اساس تعداد نفرات استفاده می گردد. در صورتیکه واحد خالی می باشد مقدار این فیلد را خالی بگذارید.

جهت ورود اطلاعات تکمیلی واحدها در هنگام ثبت می توان با کلیک بر روی کلید پیشرفته ، فرم را در حالت پیشرفته قرار داده و اطلاعات مورد نظر را نیز وارد و سپس ثبت و ذخیره نمود.

فیلدهای حالت پیشرفته عبارتند از :

شماره انباری : مشخص کننده شماره انباری واحد می باشد. در صورتیکه یک واحد دارای چند انباری با شماره های متفاوت می باشد ، شماره آنها را با خط تیره جدا نموده و ثبت نمایید.

شماره پارکینگ : مشخص کننده شماره پارکینگ واحد می باشد. در صورتیکه یک واحد دارای چند پارکینگ با شماره های متفاوت می باشد ، شماره آنها را با خط تیره جدا نموده و ثبت نمایید.

دارای آسانسور : مشخص کننده استفاده واحد از آسانسور و دارا بودن آن می باشد. از این اطلاعات میتوان در انتخاب واحدها جهت تقسیم هزینه استفاده نمود.

کدپستی : مشخص کننده کد پستی واحد می باشد.

شماره کنتور گاز : مشخص کننده شماره کنتور گاز واحد می باشد.

شماره کنتور آب : مشخص کننده شماره کنتور آب واحد می باشد.

شماره کنتور برق : مشخص کننده شماره کنتور برق واحد می باشد.

تیپ واحد : در برخی از مجتمع ها واحدها بر اساس خصوصیت خاصی دسته بندی می گردد تا در گزارشات و تقسیم هزینه ها استفاده گردد. جهت این تقسیم بندی از فیلد تیپ واحد استفاده می گردد. در صورتیکه تیپ واحد مورد نظر در لیست قرار ندارد می توان با استفاده از دکمه + عنوان مورد نیاز را اضافه نمود.

بلوک / ورودی : جهت بلوک بندی مجتمع یا مجتمع های دارای چند ورودی مورد استفاده قرار می گیرد. در صورتیکه مجتمع هم بلوک بندی و هم هر بلوک دارای ورودی های متفاوت می باشد با ترکیب نام بلوک و ورودی می توان عنوان مناسب را ایجاد و آن را انتخاب نمود. در صورتیکه بلوک یا ورودی مورد نظر در لیست قرار ندارد می توان با استفاده از دکمه + عنوان مورد نیاز را اضافه نمود.

گام 2 – تعریف سرفصل های مورد نیاز و مانده اولیه سرفصل ها

پس از ثبت اطلاعات کلیه واحدها می بایست سرفصل هزینه ها ، درآمدها و ... مورد نیاز مجتمع را به همراه مانده اولیه آنها جهت استفاده ایجاد نمود. شایان ذکر است تعدادی از سرفصل های پرکاربرد و مشترک بین مجتمع ها بصورت پیش فرض در سامانه ایجاد گردیده که در صورت نیاز میتوان آنها را تغییر و یا حذف نمود. جهت مدیریت سرفصل ها از طریق دکمه مدیریت سرفصل های گام دوم داشبورد و یا منوی اطلاعات پایه > سرفصل حسابها اقدام می نماییم.